In vielen Unternehmen gelten Einzelprojekte als besonders flexible Form der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Es wird nur dann beauftragt, wenn tatsächlich Bedarf besteht.
Auf den ersten Blick wirkt dieses Modell wirtschaftlich sinnvoll. Bei genauerer Betrachtung zeigt sich jedoch ein Effekt, der in vielen Kalkulationen unberücksichtigt bleibt. Jedes neue Projekt erzeugt Transaktionskosten. Diese Kosten entstehen unabhängig von der eigentlichen Leistung und werden häufig unterschätzt.
Dabei handelt es sich nicht um ein Marketingthema. Es ist ein betriebswirtschaftliches Prinzip, das nahezu jede Form externer Zusammenarbeit betrifft.
Der Begriff Transaktionskosten beschreibt alle Aufwände, die entstehen, bevor die eigentliche Wertschöpfung beginnt. Dazu gehören Abstimmungen, Informationsbeschaffung, Briefings, Vertragsklärungen, Projektorganisation und die Koordination zwischen verschiedenen Beteiligten.
Diese Tätigkeiten schaffen noch keinen direkten Kundennutzen. Dennoch sind sie notwendig, damit ein Projekt überhaupt umgesetzt werden kann. Je häufiger Projekte neu gestartet werden, desto häufiger fallen diese Aufwände an.
In der Praxis bedeutet das: Ein Teil des Budgets fließt regelmäßig in die Organisation der Zusammenarbeit, anstatt in die eigentliche Umsetzung.
Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel Wissen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit erforderlich ist. Produkte müssen verstanden werden. Zielgruppen müssen bekannt sein. Historische Entscheidungen, Marktbesonderheiten und interne Prozesse spielen ebenfalls eine Rolle.
Bei einzelnen Projektvergaben muss dieses Wissen immer wieder aufgebaut oder aktualisiert werden. Selbst wenn dieselben Ansprechpartner beteiligt sind, entstehen erneute Abstimmungen. Neue Beteiligte müssen eingearbeitet werden und bestehende Informationen müssen erneut erklärt werden.
Dadurch verlängern sich Anlaufzeiten und ein Teil der verfügbaren Ressourcen wird für die Wiederherstellung bereits vorhandenen Wissens verwendet.
Langfristige Zusammenarbeit erzeugt einen wichtigen wirtschaftlichen Vorteil. Wissen bleibt erhalten. Zusammenhänge werden verstanden. Entscheidungen können schneller getroffen werden, weil weniger Grundlagen erklärt werden müssen.
Dieser Effekt wird häufig erst sichtbar, wenn er fehlt. Unternehmen bemerken ihn oft dann, wenn neue Dienstleister eingearbeitet werden oder umfangreiche Projektwechsel stattfinden. Plötzlich müssen Informationen erneut zusammengetragen werden, die zuvor selbstverständlich verfügbar waren.
Die eigentliche Effizienz entsteht also nicht nur durch fachliche Leistung, sondern auch durch die Reduzierung organisatorischer Reibungsverluste.
Ein weiterer Vorteil kontinuierlicher Zusammenarbeit liegt in der Qualität der Ergebnisse. Wer ein Unternehmen, seine Kunden und seine Märkte über einen längeren Zeitraum kennt, kann Zusammenhänge besser einordnen. Strategische Entscheidungen lassen sich konsistenter treffen und Maßnahmen bauen stärker aufeinander auf.
Dieser Effekt ist keineswegs auf Agenturen beschränkt. Er zeigt sich ebenso bei Beratern, IT-Dienstleistern, Lieferanten oder anderen externen Partnern. Langfristige Zusammenarbeit schafft einen Wissensvorsprung, der sich positiv auf Geschwindigkeit und Ergebnisqualität auswirkt.
Die wirtschaftliche Wirkung entsteht dabei oft schrittweise und wird deshalb leicht übersehen.
Ein häufiges Argument für Einzelprojekte lautet, dass sie maximale Flexibilität ermöglichen. Tatsächlich ist Flexibilität wichtig. Sie bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, jede Aufgabe neu zu organisieren.
Effiziente Unternehmen schaffen häufig feste Strukturen für wiederkehrende Aufgaben und behalten gleichzeitig die Möglichkeit, auf Veränderungen zu reagieren. Dadurch sinkt der organisatorische Aufwand und mehr Ressourcen stehen für die eigentliche Wertschöpfung zur Verfügung.
Der entscheidende Unterschied liegt darin, ob Energie in die Umsetzung fließt oder immer wieder in die Organisation der Umsetzung investiert werden muss.
Die Kosten externer Zusammenarbeit werden häufig ausschließlich anhand von Angeboten oder Tagessätzen bewertet. Ein erheblicher Teil der tatsächlichen Kosten entsteht jedoch außerhalb dieser Positionen. Briefings, Abstimmungen, Einarbeitung und Wissenstransfer verursachen laufende Aufwände, die selten sichtbar gemacht werden.
Aus diesem Grund können kontinuierliche Zusammenarbeitsmodelle wirtschaftlicher sein als wiederkehrende Einzelprojekte. Nicht weil einzelne Leistungen günstiger werden, sondern weil organisatorische Reibungsverluste reduziert werden.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, was eine Leistung kostet. Ebenso wichtig ist die Frage, wie viel Aufwand erforderlich ist, damit diese Leistung überhaupt erbracht werden kann.
Nicht jedes Thema lässt sich mit einem einzigen Beitrag vollständig erklären. Entdecken Sie weitere Perspektiven und vertiefende Inhalte.