Wenn Prozesse langsam, fehleranfällig oder unnötig kompliziert sind, liegt die Lösung nicht automatisch in einer neuen Software.
Digitalisierung bedeutet nicht, einen bestehenden analogen Prozess einfach auf einen Bildschirm zu übertragen.
Die entscheidende Frage lautet zunächst:
Warum funktioniert der Prozess heute so, wie er funktioniert – und was soll danach besser sein?
Erst wenn diese Frage beantwortet ist, lässt sich sinnvoll entscheiden, welche technische Lösung tatsächlich benötigt wird.
In vielen Unternehmen haben sich Prozesse über Jahre entwickelt. Eine Excel-Datei wird per E-Mail verschickt, Informationen werden mehrfach erfasst, Aufträge werden manuell übertragen und Rückfragen telefonisch geklärt.
Jeder einzelne Schritt erscheint zunächst nachvollziehbar. In der Summe entsteht jedoch ein erheblicher Aufwand.
Besonders problematisch wird das, wenn mehrere Mitarbeiter, Standorte, Kunden oder Vertriebspartner beteiligt sind. Dann steigt die Zahl der Übergaben – und mit jeder Übergabe steigt das Risiko für Fehler und Verzögerungen.
Digitalisierung sollte deshalb nicht mit der Frage beginnen: „Welche Software können wir einsetzen?“ Besser ist: „Wie müsste dieser Prozess eigentlich funktionieren, wenn wir ihn heute neu gestalten könnten?“
Dabei werden Abläufe sichtbar, die bisher selbstverständlich erschienen. Informationen können beispielsweise nur einmal erfasst und anschließend an mehreren Stellen genutzt werden. Freigaben lassen sich automatisieren. Kunden können Informationen selbst abrufen. Systeme können Daten untereinander austauschen.
Erst aus diesem Prozessverständnis entsteht eine sinnvolle technische Lösung.
Digitalisierung schafft dann einen echten Mehrwert, wenn sie Abläufe einfacher macht und konkrete Probleme löst. Dabei geht es nicht nur um die eingesetzte Technik, sondern darum, wie Menschen damit arbeiten und welche neuen Möglichkeiten daraus entstehen.
Ein digitaler Prozess ist nicht automatisch ein guter Prozess.
Wenn Mitarbeiter für eine einfache Aufgabe fünf verschiedene Systeme bedienen müssen, wurde möglicherweise nur die Komplexität verschoben.
Gute Digitalisierung reduziert Aufwand. Sie macht Informationen leichter zugänglich, vermeidet doppelte Arbeit und unterstützt Menschen dort, wo bisher unnötige manuelle Schritte notwendig waren.
Das gilt auch für Kunden und Geschäftspartner. Ein gutes Portal oder eine Web-Anwendung kann beispielsweise Bestellungen, Dokumente, Informationen oder Serviceprozesse deutlich vereinfachen.
Standardsoftware ist für viele Aufgaben sinnvoll. Es gibt jedoch Situationen, in denen bestehende Systeme die Anforderungen eines Unternehmens nicht ausreichend abbilden.
Dann können individuelle Web-Anwendungen, Kundenportale, Händlerportale, Bestellsysteme oder Schnittstellen sinnvoll sein. Entscheidend ist nicht, ob eine Lösung individuell entwickelt wurde, sondern ob sie das konkrete Problem wirtschaftlich löst.
Technik sollte dabei nie Selbstzweck sein. Sie ist das Werkzeug, mit dem ein besserer Prozess möglich wird.
Ein digitalisierter Prozess spart nicht nur Zeit. Er kann neue Geschäftsmodelle und Services ermöglichen.
Kunden können beispielsweise rund um die Uhr auf Informationen zugreifen. Vertriebspartner erhalten aktuelle Daten. Bestellungen können automatisiert verarbeitet werden. Mitarbeiter sehen Informationen zentral an einer Stelle.
So wird aus einer internen Effizienzmaßnahme möglicherweise ein zusätzlicher Wettbewerbsvorteil.
Suchen Sie nicht zuerst nach der Software. Suchen Sie nach den Prozessen, die besonders häufig Aufwand verursachen.
Wo werden Informationen mehrfach eingegeben? Wo entstehen Wartezeiten? Wo müssen Mitarbeiter regelmäßig nachfragen? Wo werden Daten zwischen Systemen manuell übertragen? Und welche Aufgaben könnten Kunden oder Partner selbst erledigen?
Diese Fragen zeigen häufig sehr schnell, wo Digitalisierung den größten Nutzen bringen kann.
Unsere Beiträge zeigen unter anderem, warum Digitalisierung im Mittelstand häufig an bestehenden Strukturen scheitert, wie Prozesse sinnvoll automatisiert werden können und warum eine gute Digitalisierungsstrategie mit den tatsächlichen Abläufen eines Unternehmens beginnen sollte.
Wir analysieren Prozesse, entwickeln sinnvolle digitale Konzepte und setzen diese technisch um – von Websites und Web-Anwendungen bis zu Kunden-, Händler- und Bestellportalen sowie individuellen Schnittstellen.
Dabei verbinden wir Prozessverständnis, Gestaltung und Technik. Denn eine digitale Lösung ist erst dann gut, wenn sie den Alltag tatsächlich einfacher macht.